요즘 회사에서 회의만 하면 꼭 나오는 단어가 있어요. 바로 'AI'죠. "우리도 AI 써야 하는 거 아냐?", "다른 팀은 벌써 쓴다던데?" 이런 말들이 오가는데, 막상 "그래서 어떻게 쓰는 건데?"라고 물으면 다들 말을 흐리더라고요.
저도 작년까지만 해도 AI는 IT 대기업이나 개발자들만 쓰는 거라고 생각했어요. 그런데 올해 들어 ChatGPT로 회의록 정리하고, 메일 초안 작성하는 걸 시도해보니... 이게 진짜 시간을 아껴주더라고요. 오늘은 제가 직접 써본 경험을 바탕으로, 생성형 AI를 업무에 어떻게 적용할 수 있는지 현실적인 이야기를 나눠볼게요.
왜 갑자기 생성형 AI가 화두일까?
2025년 들어 '생성형 AI' 검색량이 눈에 띄게 늘었어요. Listening Mind Blog 같은 마케팅·비즈니스 분석 블로그에서도 이 키워드 급증을 주목하고 있죠. 단순히 유행이 아니라, 실제로 많은 사람들이 "이걸 써야 하나?", "어떻게 써야 하나?" 고민하고 있다는 뜻이에요.
왜 이렇게 관심이 높아졌을까요?
① 접근성이 확 좋아졌어요 예전에는 AI를 쓰려면 코딩을 할 줄 알아야 했는데, 지금은 ChatGPT, Gemini, Claude 같은 서비스에 그냥 한글로 물어보면 돼요. 앱 하나 깔면 끝이죠.
② 무료로도 충분해요 유료 버전이 더 좋긴 하지만, 무료 버전만으로도 웬만한 업무는 다 해결돼요. 특히 작은 회사나 프리랜서에게는 이게 엄청난 장점이죠.
③ 경쟁사는 이미 쓰고 있어요 남들이 AI로 1시간 걸릴 일을 10분에 끝낸다는데, 나만 안 쓰고 있으면 불안해지잖아요. 실제로 마케팅 자료 제작, 고객 응대, 데이터 분석 등에서 AI 활용이 빠르게 확산되고 있어요.
실전 사례: 이렇게 쓰고 있어요
"좋은 건 알겠는데, 구체적으로 뭘 어떻게?"라는 질문이 제일 많더라고요. 제가 직접 써본 것과 주변 동료들 이야기를 정리해봤어요.
📝 문서 작성·정리
회의록 작성 회의 중에 녹음하거나 메모한 내용을 AI에 넣으면, 깔끔하게 정리된 회의록을 뚝딱 만들어줘요.
- "이 메모를 회의록 형식으로 정리해줘. 참석자, 안건, 결정사항, 다음 액션으로 나눠서"라고 요청하면 됩니다.
- 저는 보통 30분 회의 내용을 5분 안에 정리해요.
보고서 초안 "2024년 4분기 영업실적 보고서 개요를 작성해줘. 항목은 매출, 주요 성과, 개선 필요사항, 다음 분기 목표로 구성"처럼 요청하면 구조를 잡아줘요. 거기에 실제 숫자와 내용만 채워 넣으면 되니까 시간이 확 줄어요.
메일 작성 특히 영어 이메일 쓸 때 좋아요. "고객에게 납기 지연을 정중하게 알리는 영문 이메일"이라고 하면, 적절한 톤으로 작성해줍니다. 한글도 마찬가지고요.
💬 고객 응대·마케팅
FAQ 자동 답변 자주 묻는 질문 100개를 AI에 학습시켜서 초안 답변을 만들어요. 담당자가 최종 검토만 하면 되니까 응답 속도가 빨라지죠.
콘텐츠 아이디어 블로그 글감이나 SNS 게시물 주제가 떠오르지 않을 때, "여름 휴가철 타겟 마케팅 아이디어 10개"처럼 물어보면 출발점을 잡을 수 있어요. 물론 그대로 쓰는 건 아니고, 살을 붙이고 우리 회사 색깔을 입혀야겠죠.
번역 구글 번역보다 자연스러워요. 특히 전문 용어가 섞인 문서는 AI에게 "이 문서를 한국어로 번역하되, IT 전문 용어는 영문 병기해줘"처럼 디테일하게 요청할 수 있어요.
📊 데이터 분석·요약
엑셀 데이터 해석 "이 매출 데이터에서 패턴을 찾아줘"라고 하면 간단한 트렌드 분석을 해줘요. 물론 정교한 분석은 전문가가 해야 하지만, 초기 인사이트를 얻는 데는 충분해요.
긴 문서 요약 50페이지짜리 보고서를 읽을 시간이 없을 때, PDF나 텍스트를 넣고 "핵심 내용 3가지만 요약해줘"라고 하면 됩니다. 전체를 읽을지 말지 판단하는 데 도움이 돼요.
💡 아이디어·문제해결
브레인스토밍 파트너 "신제품 네이밍 아이디어를 20개 제안해줘. 타겟은 20~30대 여성이고, 친근하면서도 세련된 느낌"처럼 구체적으로 요청하면, 생각지 못한 아이디어도 나와요.
코드 작성·디버깅 (개발자가 아니어도) 간단한 엑셀 매크로나 자동화 스크립트가 필요할 때, "이런 작업을 자동화하는 파이썬 코드 짜줘"라고 하면... 진짜로 짜줘요. 복사해서 쓰기만 하면 되는 거죠.
도입 전 꼭 알아야 할 주의사항
AI가 만능은 아니에요. 제대로 쓰려면 이것만은 꼭 체크하세요.
🔒 보안·개인정보 문제
절대 넣으면 안 되는 정보
- 고객의 개인정보 (이름, 연락처, 주민번호 등)
- 회사 기밀 (매출 상세, 계약 조건, 내부 전략 등)
- 비공개 프로젝트 정보
AI 서비스에 입력한 내용은 서버로 전송돼요. 대부분의 서비스가 학습에 사용하지 않는다고 하지만, 100% 보장은 없어요. 특히 무료 버전은 더 조심해야 하고요.
안전하게 쓰는 법
- 민감한 정보는 가명 처리: "홍길동 고객"이 아니라 "A 고객"으로 바꿔서 입력
- 회사 업무용 유료 버전 검토: 엔터프라이즈 플랜은 데이터 보호 수준이 높아요
- 결과물 재검토: AI가 만든 내용에 회사 기밀이 없는지 확인
⚠️ 데이터 품질·정확성
AI는 틀릴 수 있어요 AI가 자신 있게 답변해도, 사실이 아닐 수 있어요. 특히 숫자, 날짜, 법률·의료 정보는 꼭 확인해야 해요.
검증이 필수
- 중요한 문서는 반드시 사람이 최종 검토
- 출처가 불확실한 정보는 직접 확인
- AI 답변을 참고 자료로만 쓰고, 의사결정은 사람이
🤝 윤리·책임 문제
저작권 이슈 AI가 만든 콘텐츠를 그대로 쓰면 표절 논란이 생길 수 있어요. 특히 고객 대면 자료나 공식 문서는 반드시 사람의 손을 거쳐야 해요.
일자리 대체 우려 AI를 도입하면서 "나 잘리는 거 아냐?" 걱정하는 직원들이 있을 수 있어요. AI는 '대체'가 아니라 '보조' 도구라는 점을 분명히 하고, 함께 배우는 문화를 만드는 게 중요해요.
지금 바로 시작할 수 있는 무료 도구
"그래서 뭘 써야 하는데?" 고민하시는 분들을 위해 정리했어요.
🆓 무료로 시작하기 좋은 서비스
ChatGPT (OpenAI)
- 가장 대중적, 한국어 잘 지원
- 무료 버전(GPT-3.5)도 충분히 쓸 만해요
- 문서 작성, 번역, 요약에 강해요
Gemini (Google)
- 구글 계정만 있으면 바로 사용
- 최신 정보 검색과 결합돼서 실시간 정보에 강해요
- 유튜브 영상 요약도 가능해요
Claude (Anthropic)
- 긴 문서 처리에 유리 (한 번에 많은 양 입력 가능)
- 차분하고 정확한 답변 스타일
- 코딩 지원도 괜찮아요
Copilot (Microsoft)
- 윈도우·오피스와 연동돼서 편해요
- 엑셀, 워드, 파워포인트 안에서 바로 AI 도움 받을 수 있어요 (일부 기능은 유료)
💡 초보자를 위한 실전 팁
1단계: 간단한 것부터 회의록 정리나 메일 작성처럼 부담 없는 작업부터 시도해보세요. 하루 10분씩만 써봐도 감이 와요.
2단계: 질문 방법 배우기 (프롬프트 엔지니어링) "보고서 써줘"보다는 "2024년 마케팅 성과 보고서를 작성해줘. 포함할 항목: 주요 캠페인 3가지, 성과 지표, 개선점, 향후 계획. 1페이지 분량으로"처럼 구체적으로 요청하면 결과가 훨씬 좋아요.
3단계: 자기만의 프롬프트 템플릿 만들기 자주 쓰는 요청은 메모장에 템플릿으로 저장해두세요. "[ ] 부분만 바꿔서 쓰기" 형태로 만들어두면 더 빨라요.
4단계: 팀과 공유하기 잘 되는 프롬프트나 활용법을 팀원들과 나누면, 전체 업무 효율이 올라가요.
마치며: AI는 도구예요, 마법 지팡이가 아니라
생성형 AI를 쓰면서 느낀 건, 이게 모든 걸 해결해주는 만능 해결사는 아니라는 거예요. 여전히 사람의 판단, 창의성, 책임감이 필요해요. 다만 잘 쓰면 반복적이고 시간 많이 드는 작업에서 해방돼서, 정말 중요한 일에 집중할 수 있게 해주죠.
처음엔 어색하고 답답할 수도 있어요. AI가 이상한 답을 내놓거나, 내가 원하는 게 아닐 때도 많고요. 그래도 한 달만 꾸준히 써보세요. 어느 순간 "이거 없이 어떻게 일했지?" 싶은 순간이 올 거예요.
중요한 건 '지금 당장 완벽하게 써야 한다'는 부담을 버리는 거예요. 작은 것부터 시도해보고, 실패해도 괜찮아요. 2025년, AI와 함께 일하는 건 선택이 아니라 필수가 되어가고 있으니까요. 여러분의 업무에도 AI가 좋은 동료가 되길 응원할게요!